"الأحلام بدون مواعيد نهائية تموت. المواعيد النهائية هي حقا شريان الحياة لتحقيق أهدافنا ".
- مارك باتر
المواعيد النهائية مهمة عندما يتعلق الأمر بتحقيق أهدافك مهما كانت صغيرة أو كبيرة. رغم ذلك، لن تحقق النجاح من خلال تحديد مواعيد نهائية غير واقعية. في الواقع، يجب أن تكون استراتيجيًا في تحديد مواعيد نهائية تمكّنك من النجاح.
ماذا يعني أن تكون استراتيجيًا؟
هذا يعني أن كل موعد نهائي تحدده يجب أن يكون محددا بخطوات لتقترب من هدفك شيئا فشيئا خلال فترة زمنية معينة، فبهذه الطريقة يمكنك الحفاظ على حماسك وتحقيق انتصارات صغيرة. إذا لم تقسم هدفك إلى أهداف صغيرة، قد يصبح تحقيقه صعبا وقد يسبب لك الإرهاق. ورغم أن الالتزام بالمواعيد النهائية ما يزال أمرًا صعبًا بالنسبة لمعظم الناس، إلا أنك تستطيع تحسين الأمور من خلال تعلم بعض الطرق العملية للوفاء بالمواعيد النهائية.
لماذا من الضروري الوفاء بالمواعيد النهائية؟
الوفاء بالمواعيد النهائية مهم للأسباب التالية:
- تمكنك المواعيد النهائية من تجنب نسيان بعض المهام التي ليس لها نقطة نهاية محددة. كما أنه يساعدك على معرفة الوقت الذي تضيعه في كل مهمة واستثماره بدل ذلك.
- المواعيد النهائية تحسّن سير العمل عندما يتعلق الأمر بتحقيق هدف مشترك. كما أنه يساعد في تنفيذ المشاريع المعقدة عن طريق تقسيمها إلى مراحل بارزة.
- تساعدك المواعيد النهائية على معرفة ما تنوي القيام به ومتى تنوي ذلك. وبذلك تصبح مسؤولاً عن وقتك وعملك.
رغم كل هذه الفوائد ، فإن الفشل في الالتزام بالمواعيد النهائية يمكن أن يجلب بعض العواقب الوخيمة. فقد طُرد الكثير من الأشخاص الأكفاء لأنهم فشلوا في الوفاء بالمواعيد النهائية، إذ يمكن أن يدمر تجاهلها سمعتك والفرص المتاحة لك ويحدّ من تقدمك المهني خاصة عندما يحدث ذلك بشكل متكرر.
7 استراتيجيات للوفاء بالمواعيد النهائية
1. تقييم متطلبات المهمة
أول شيء يجب القيام به هو فهم متطلبات المهمة. اسأل نفسك عما تستلزمه. في معظم الحالات ، الشخص الذي يعيّن لك المهمة يكون قد أخذ في الاعتبار مدى تعقيدها، لذلك سيكون الوقت الذي منحك إياه كافيا.
2. تأمين الموارد الصحيحة
الخطوة التالية هي التأكد من أن لديك كل ما تحتاجه لإكمال المهمة في الموعد المحدد. سواء كانت المهمة تتطلب التدريب أو البحث أو الدعم الفني أو الأشخاص أو المواد، اعمل على أن يكون كل شيء متوفرا لك، وإذا لم تكن لديك جميع الموارد المطلوبة ، حاول تمديد الموعد النهائي.
3. ترك الاحتمالات مفتوحة
في بعض الأحيان ، لا تسير الأشياء وفقًا للخطة. لذلك من المنطقي استباق المشاكل المحتملة. على سبيل المثال ، قد يكون هناك تعطل معدات أو مرض أو حاجة إلى القيام بمهمة أخرى عاجلة وهامة وقد يؤثر كل ذلك على جدولك الزمني. وعندما تضع كل ذلك في الاعتبار عند تحديد خطواتك ، فإن ذلك لن يسبب لك مشكلة.
4. وضع خطة تفصيلية
يجب عليك إنشاء جدول شامل وأفضل الطرق للقيام بذلك هي تقسيم المهام إلى خطوات صغيرة وتحديد موعد نهائي لكل منها. بذلك تدرك الوقت الذي لديك من أجل كل خطوة ويكون تحقيقها أسهل وأفضل.
5. تدريب نفسك على الوفاء بالمواعيد النهائية
إليك بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك على تعويد نفسك بالوفاء بالمواعيد النهائية:
- تعلم أن تقول "لا" - خذ الوقت الكافي لتقييم موعد نهائي قبل أن تقبله.
- غير طريقة تفكيرك - تجنب الاستياء من المواعيد النهائية . وتذكر أنها جعلت لتساعدك و تمكّنك من تحقيق هدف تتجاهله عادةً.
- تذكر أن التخطيط أمرمنفصل عن الإجراء الحقيقي - لا تكون الخطة فعالة حتى تقوم بتجربتها. لذا بمجرد أن تضع خطة ابدأ بتنفيذها!
- قسم وقتك - تعدد المهام ليس فعالا. لذا أدر وقتك بشكل صحيح حتى تتمكن من العمل بفعالية.
- اقض على العادات السيئة - إذا كنت خبيرًا في المماطلة ، تعلم كيف تتعامل معها قبل أن تضع خطتك.
- ابحث عمّا يحفّزك على العمل واستخدمه عند وضع خطتك.
- اجعل الأمر عادة لديك - يمكنك البدء بمواعيد نهائية أصغر في حياتك اليومية لتدرّب نفسك مثل ممارسة الرياضة بحلول الساعة 6:30 صباحًا ، والقراءة بحلول الساعة 12 ظهرًا وغير ذلك
6. مساعدة الآخرين على الالتزام بالمواعيد النهائية
هذا ينطبق في الغالب على المدراء. تذكر أنه بمجرد تحديد المواعيد النهائية للآخرين ، فإنك تنقل المسؤوليات إليهم. ومع ذلك لا تزال بحاجة إلى دعمهم لتحقيق النجاح. على سبيل المثال ، ساعدهم على إدارة الضغوطات الذي تأتي مع الالتزام بالمواعيد النهائية وتابعهم بانتظام لتعرف ما إذا كانوا يواجهون مشاكل أو أنشئ نظامًا لإعداد التقارير لمتابعة التقدم. وإذا كان أعضاء الفريق نشطاء وأكفاء، اسمح لهم بتحديد المواعيد النهائية بأنفسهم فالسماح للعاملين لديك بأخذ زمام الأمور يمكن أن يحسن إنتاجيتهم.7. الحد من عواقب تجاوز الموعد النهائي
على الرغم من كل جهودك ، قد تفشل في الوفاء بالمواعيد النهائية . في حالة حدوث ذلك، استرخ وحاول قدر الإمكان تقليل الضرر. تذكر أن التواصل مهم للغاية عند العمل على أي مشروع. لا يمكنك فقط ألا تخبر رؤساءك عن كيفية تطور الأمور ثم تتوقع أن يتفهموك. فحين تتابع الأمور مع رؤسائك سيمنحونك فرصة أخرى إذا فشلت وسيكونون على استعداد لمساعدتك. وفي هذه الحالة تعامل مع المشكلات الحالية بأسرع ما يمكن والتزم بجدول جديد، ثم راجع مشروعك لمعرفة الخلل الذي حدث وكيف تمنعه من الحدوث مرة أخرى. لكن لا تنس أن تجاوز المواعيد النهائية قد يؤدي إلى عواقب وخيمة لذا كن حذرًا. تحمّل المسؤولية وتوقف عن اختلاق الأعذار وإذا كنت تريد إحداث تأثير، فركز على مهامك وأنجزها.
وُجدت المواعيد النهائية لتسهيل العمل على أي مشروع، وكل ما تحتاج إليه هو تطوير العقلية والموقف الصحيحين لتصبح ناجحًا في الالتزام بها. لذا راقب وقتك وآمن أنك تستطيع القيام بأي شيء تريده حين تلتزم بخطوات معينة.
إرسال تعليق